مدیریت زمان

 

 مدیریت زمان

 حمیدالدین ملازهی

 اصول مدیریت زمان :

اگرچه زمان سرمایه‌ی ارزشمندی است، اما تمام شدنی است، تنها کسانی که از لحظه لحظه‌ی این سرمایه در راه سعادت و کمال و بهروزی خویش بهره گیرند، در آینده و در بخشهای پایانی عمر گرفتار حسرت برگذشته نخواهند شد. در بین همه‌ی منابعی که در اختیار داریم زمان با ارزشترین آنها است ولی، به اندازه‌ی اهمیت خود از جایگاه و منزلتی بر خوردار نیست. علت بیشتر شکستهای جبران‌ناپذیر زندگی فردی، کاری و اجتماعی، ما حصل عدم استفاده‌ی مطلوب از زمان است. در دنیای انسانی هیچ چیز مهمتر و با ارزشتر از زمان نیست. تنها سرمایه‌ای است که می‌توان از طریق آن همه چیز به دست آورد، ولی با همه چیز نمی‌توان لحظه‌ای از آن را به دست آورد. آیا تاکنون فکر کردیم که زمان محدود است و با تیک تیک ساعت، هر لحظه‌ کمتر و کمتر می‌شود؟ تنها در سایه‌ی مدیریت بهینه بر زمان است که می‌توانیم به آرزوها و خواسته‌های خود برسیم. موفقیت و شکستها مرهون استفاده از زمان است.

اصول مدیریت زمان عبارت است از:

1.هدف گذاری

یک انسان موفق هیچ‌گاه بدون هدف دست به کار نمی‌زند. انسان بی‌هدف کاملاً تابع حوادث وپیش‌آمدهاست. کسی که هدف روشن و مشخص در زندگی دارد، پس از رسیدن به موفقیت احساس خوشبختی و آرامش می‌کند. اهداف شما به میل و خواسته‌ خودتان مربوط است. تا همت عالی چه باشد!

2.تعیین اولویت

پس ازآن که فهرست اهداف بلندمدت و کوتاه مدت شخصی، خانوادگی و حرفه‌ای خود را تهیه کردید ضروری است که آنها را به ترتیب اولویت معین انجام دهید. اگر بیش از یک هدف و یا وظیفه داشته باشید باید اولویت‌بندی کنید. اگر در یک روز معین ده کار مختلف می‌خواهید انجام دهید، اولویت هرکدام را بر اساس درجه‌ی اولویت بنویسید. اولویت‌ها دائماً در حال تغییر هستند، ممکن است مجبور شوید در آغاز هر روز اولویت‌ها را مورد تجدیدنظر قرار دهید.

3. رعایت اولویت

تا زمانی که کار مهمتر و با درجه‌ی اولویت بالاتر زمین مانده است، دست به کارهای کم اهمیت‌تر نزنیم.

مدیریت زمان = هدفگذاری + تعیین اولویت + رعایت اولویت

عمر ما چگونه می گذرد؟

• بیست و پنج سال صرف خوابیدن می شود.

• هشت سال برای درس خواندن سپری می شود.

• شش سال در استراحت کردن می‌گذرد.

• هفت سال صرف تعطیلات و تفریح می‌شود.

• پنج سال با حرف زدن و مذاکره با دیگران می‌گذرد.

• چهار سال برای صرف غذا وقت می‌گذرد.

• سه سال به رفت و آمد کردن می‌گذرد.

به نظر شما ارزش زمان چقدر است؟

• برای دانستن ارزش یک سال، از دانش آموزی که در امتحانات آخر سال از درسی نمره نیاورده است بپرسید.

• برای دانستن ارزش یک ماه، از مادری که نوزادی نارس به دنیا آورده است بپرسید.

• برای دانستن ارزش یک هفته، از سردبیر یک هفته‌نامه بپرسید.

• برای دانستن ارزش یک ساعت، از عشاقی! که در انتظار دیدن یکدیگر هستند بپرسید.

• برای دانستن ارزش یک دقیقه، از کسی که از قطار جا مانده است بپرسید.

• برای دانستن ارزش یک ثانیه، از کسی که درست در لحظه آخر از خطر یک تصادف جان سالم به در می‌برد بپرسید.

• برای دانستن ارزش یک میلی‌ثانیه، از کسی که در مسابقات المپیک به مدال نقره دست یافته است بپرسید.

دزدان زمان کدامند؟

• تلفن زدن

• مراجعات شخصی (منظور ارباب‌رجوع نیست بلکه دوستان و همکاران)

• جلسات

• کارهایی که می‌بایست به دیگران محول شوند.

• طفره‌رفتن و تردید در تصمیم‌گیری

• شروع کار آن‌هم وقتی اطلاعات شما درباره‌ی آن ناقص است.

• بحران زدگی

• ارتباطات مبهم

• اطلاعات تکنیکی ناقص

• اهداف و اولویت‌های مبهم

• فقدان برنامه‌ریزی

• استرس و خستگی

• ناتوانی در گفتن واژه‌ی "نه"

• عدم وجود نظم و ترتیب

عوامل اتلاف وقت کدامند؟

• تلاش بیش از حد در یک کار

• تعلل کردن و پشت گوش انداختن

• وقفه ایجاد کردن در میان یک کار

• گوش ندادن

• ناتوان بودن در گفتن "نه"

• ناتوان بودن در نتظیم اولویتها

• همه را در یک کار سهیم کردن

• زیاد از حد به جزئیات توجه کردن

• کم توجهی به مطالب اصلی

• بی برنامگی

• کم توجهی به کل کار و اهداف آن

• انجام دادن یک کار جزء جزء شده

• کم توجهی به استراحت و آرامش که سبب ایجاد اشتباه و خستگی مفرط میشود

• اطلاعات (فقدان، ناکافی، نا واضح)

• مطالب خواندنی بسیار زیاد

• جلسات (خیلی زیاد، خیلی طولانی)

• تلفن (ناتوانی در برقراری ارتباط موقع نیاز (مشترک مورد نظر در دسترس نمیباشد!)، مزاحمهایی که میان تلفن شما وارد میشوند، زیاد صحیت کردن با تلفن)

• کمبود نیروی حمایتی

• سیستمهای فایل‌بندی و طبقه‌بندی (ضعیف، پیچیده)

• نقصهای فنی (ماشین، کامپیوتر، آسانسور)

• افراد دیگر (تنبل، غایب، متاخر)

توصیه‌هایی جهت موفقیت در مدیریت زمان :

ساده‌ترین روش بهره‌وری از زمان، فهرست‌ کردن کارهایی است که در روز باید انجام دهیم. با این روش علاوه بر جلوگیری از فراموش کردن کارها، می‌توان با مراجعه به لیست اولویت‌بندی، کارهای مهم و فوری را از بقیه کارها جدا کرد. بسیاری از مردم، در حال حاضر اهمیت تعیین لیست کارهای روزانه را دریافته‌اند ولی در خصوص اولویت‌بندی آن بر حسب اهمیت و فوریت دچار اشکال هستند.

داستان مشهوری در مورد فهرست کردن کارها و تأثیر آن بر بهره‌وری منسوب به آقای چارلز شواب مدیر عامل شرکت فولاد وجود دارد. وی از مشاوران خواست تا روشی برای انجام کارهایش برای استفاده درست از زمان به وی بیاموزد. مشاور به وی گفت من به شما روش آسان و موثری یاد می‌دهم که بازدهی کار شما را تا 50% افزایش می‌دهد.

آنگاه مشاور یک برگ کاغذ سفید به شواب داد و به وی گفت شش مورد از کارهای مهمی که می‌بایست فردا انجام دهد در آن بنویسد و آنها را به ترتیب اهمیت شماره‌گذاری کند و از وی خواست که از روز بعد کارهایش را به ترتیب اولویت از مورد اول شروع کند و پس از آن که تمام شد سراغ دومین مورد برود و همین روش را تا آخرین مورد ادامه دهد.

نقل می کنند که آقای شواب پس از به کارگیری این روش، آن را بسیار مفید یافت و دستور داد که کلیه کارمندانش نیز از همین روش استفاده کنند. وی در این باره می‌گوید: از آن به بعد من و کارکنانم، ابتدا به انجام و اتمام لازم‌ترین کارهای روزانه می‌پردازیم.

روزگار دریایی است که کشتی زندگی ما بر روی آن به طرف ساحل مقصود میرود. این دریای بزرگ همیشه در جزر و مد است؛ اگر امروز آرام باشد، فردا حتماً طوفانی خواهد شد. بنابراین، وقتی آرام است باید فرصتها را غنیمت شماریم و از آن به بهترین شکل استفاده کنیم.

مدیریت زمان :

ـ فهرستی از مهمترین کارهای خود تهیه کنید.

ـ سررسیدی زیبا انتخاب‌کنیدتا از نوشتن در آن احساس لذت کنید.

ـ هر روز کاری را با کارهای مهم شروع کنید.

ـ همیشه از خود بپرسیم هم‌اکنون بهترین کاربرد وقت من چیست؟

ـ هر ورق کاغذ را فقط یک بار از زیر دستتان بگذرانید.

ـ کارهای قابل واگذاری را مشخص و به دیگران تفویض کنید.

ـ کاری که قرار گذاشته‌اید هم اکنون شروع کنید.

ـ کارهای زیاد را همزمان با هم شروع نکنید.

ـ یک روز را سیصد و شصت و پنج بار تکرار نکنید.

ـ برای ارزیابی کارآیی خود فهرست زمانبندی شده را مرورکنید.

ـ هر روز فرصتی را در آرامش، برای فکرکردن اختصاص دهید.

جملات کوتاه و الهام‌بخش در رابطه با زمان :

ـ هر دم از عمر مـی‌رود نفسـی

چون نگه می‌کنم نمانده بسی

ای که پنجاه رفت و در خوابی

مگـــر ایـن پنـج روزه دریـابــی

ـ وقت شما عمر شماست.

ـ باد همیشه در سمتی که ما می‌خواهیم نمی‌وزد، اما باید بدانیم که چگونه قایق زمانمان را به هر جا که بخواهیم رهسپار کنیم.

ـ رئیس وقت خودتان باشید.

ـ برنامه‌ریزی یعنی ذخیره‌سازی زمان.

ـ دانه از آن پرنده‌ایست که زود برمی‌خیزد.

ـ بزرگترین حادثه‌ها، در شلوغ‌ترین لحظه‌های ما اتفاق نمی‌افتد، بلکه در آرامترین آن‌ها رخ می‌دهند.

ـ کسی که زمان خود را درگیر کارهای جزیی کرده است، دید کلان را از دست می‌دهد.

ـ هر روز وقتی را برای فکر کردن اختصاص دهید تا صرفه‌جویی در زمان داشته باشید.

ـ اگر بخواهید وقت خود را صرف پاسخگویی به انتقادات دیگران نمایید، دیگر فرصتی برای انجام کار ندارید.

ـ هر کسی که در روزش مساوی باشد مغبون است.

ـ در تأخیر، آفاتی نهفته است.

ـ فرصتها دیر به دست می‌آیند و زود از دست می‌روند.

ـ از آهسته رفتن مترس و از ایستادن بترس.

ـ هرگز کاری که امروز قادر هستید آن را انجام دهید به فردا مگذارید، زیرا امروز همان فردایی است که منتظرش هستید.

ـ دم غنیمت دان که دنیا یک دم است.

ـ هر که با دم همدم است او آدم است.

ـ کسی را که برای پول کار می‌کند استخدام نکنید. کسانی را استخدام کنید که در صورت لزوم به ساعتشان نگاه نکنند.

ـ کسانی که در انتظار زمان نشسته‌اند آن را از دست خواهند داد.

ـ اگر خودتان را برای آینده آماده نسازید، به زودی متوجه خواهید شدکه مدیری متعلق به گذشته هستید.

ـ ما زمان را تلف نمی‌کنیم، زمان است که ما را تلف می‌کند.

ـ مردان شجاع فرصت می‌آفرینند و ترسوها و ضعیفان منتظر فرصت می‌نشینند.

ـ شانس و اقبال به معنای استفاده‌ به جا از فرصتهای پیش آمده است.

ـ کامیابی و موفقیت امروز نتیجه‌ تلاش و کوشش دیروز است.

ـ کسی که به امید شانس نشسته باشد سالها پیش مرده است.

ـ تنها سرمایه‌ ما وقت است که اگر رفت بر نمی‌گردد.

ـ کسانی که نمی‌توانند فرصت کافی برای تفریح بیابند دیر یا زود وقت خود را صرف معالجه می‌کنند.

ـ بهترین راه آماده شدن برای فردا این است که کار امروز را عالی انجام دهیم.

ـ یاد بگیریم کمتر صحبت کنیم تا زودتر به مقصد برسیم.

ـ یک روز زندگی در روشنایی، بهتر است از صد سال عمر در تاریک.

ـ آن هایی که کار امروز را به فردا می‌اندازند مطمئناً کار فردا را به روز بعد موکول خواهند کرد.

ـ برای شب پیری در روز جوانی باید چراغی تهیه کرد.

ـ اگر درباره‌ آینده نیاندیشید یقیناً آینده‌ای هم نخواهید داشت.

ـ بدترین روزگار، روزگاری است که نادانان یاوه ببافند و دانایان خاموش نشینند.

ـ اگر آن چه از گذشته تجربه گرفته‌ایم در آینده به کار بریم، مثل این است که دوباره عمر کرده‌ایم.

ـ کسانی که در انتظار زمان بنشینند آن را از دست خواهند داد.

ـ موفقیت در کار یعنی استفاده‌ مطلوب از زمان.

ـ زمان را نه می‌توان خرید، نه می‌توان ذخیره کرد و نه می‌توان متوقف ساخت.

ـ نه قهرمان وقت باشید و نه قربانی وقت.

ـ وقت عزیز است آن را جز به عزیزترین چیز مشغول نکنید.

ـ وقت همان است که تو در آنی.

ـ چه ما را غفلت بشد روزگار

تو باری دمی چند فرصت شمار

ـ زمان همانند یک تیر از کمان رها شده است که هرگز باز نمی‌گردد.